L’odore di carta fiscale svanisce quando il display del POS si illumina, pronto a registrare una vendita in tempo reale. Da in questi mesi, l’universo dei pagamenti nel commercio al dettaglio in Italia si prepara a una rivoluzione silenziosa: a partire dal 1° gennaio 2026 l’integrazione tra registratori telematici e strumenti di pagamento elettronico diventa vincolante. L’obiettivo è chiaro: ridurre l’evasione fiscale attraverso un dialogo digitale diretto tra “cassa” e “POS”, senza passaggi manuali. Chi vive in città lo nota già nei locali più attenti alla compliance, ma un aspetto che sfugge a molti esercenti è il meccanismo con cui, a regime, il sistema fornirà dati aggregati giornalmente all’Agenzia delle Entrate.
Le novità in arrivo
Si tratta di un cambiamento normativo previsto dalla Legge di Bilancio 2025, ufficializzato dal provvedimento n. 424470 del 31 ottobre 2025 dell’Agenzia delle Entrate. Da quella data, ogni pagamento effettuato via POS dovrà essere automaticamente memorizzato e trasmesso, insieme ai corrispettivi, attraverso la piattaforma “Fatture e Corrispettivi”. La novità consiste nel collegamento esclusivamente telematico: non più fili o dispositivi dedicati, ma una funzione web accessibile dall’area riservata. Un dettaglio che molti sottovalutano è l’obbligo di registrare anche l’indirizzo dell’unità locale in cui viene utilizzato lo strumento di pagamento, requisito indispensabile per eventuali controlli.
Nel concreto, l’esercente dovrà associare a ciascun POS la matricola del registratore telematico già censito in Anagrafica tributaria. È un processo che avviene passo dopo passo: il sistema elenca i dispositivi finanziari intestati, l’operatore seleziona e conferma l’associazione. Così, al momento dello scontrino, il flusso dei dati – esclusi i dettagli identificativi del cliente – confluisce direttamente nel database dell’Agenzia. A livello nazionale, nelle città più popolate, molti punti vendita stanno già testando la procedura di registrazione, anticipando l’adempimento.
Un fenomeno che in molti notano solo d’inverno, quando gli scontrini si accumulano, è il risparmio di tempo alla chiusura; non serve più importare manualmente i pagamenti elettronici. Il registro digitale dei corrispettivi diventa così più efficiente e meno soggetto a errori umani, potenziando la lotta contro le frodi.
Cosa cambia per i commercianti
Per gli esercenti, il nuovo adempimento comporta un aggiornamento dei processi quotidiani. All’interno dell’area riservata del portale, si troverà una sezione dedicata all’integrazione telematica, dove associare POS e registratore. Chi ricorre a un intermediario telematico potrà delegare questa fase, ma rimane la responsabilità formale di completare l’abbinamento. Un dettaglio che molti sottovalutano è l’importanza di verificare periodicamente l’elenco dei dispositivi registrati, dato che ogni variazione (acquisto, sostituzione, malfunzionamento) richiede un aggiornamento immediato.
Nel momento in cui l’operazione di vendita viene conclusa, il registratore telematico memorizza l’importo suddiviso per forma di pagamento, poi trasmette in forma aggregata il totale giornaliero dei pagamenti elettronici. Questo flusso evita di dover scaricare report mensili da più terminali diversi. Di conseguenza, l’imprenditore può concentrare l’attenzione sull’andamento del business, piuttosto che sulla mole di scontrini.
In diverse città italiane, alcune catene hanno già predisposto sessioni di formazione per il proprio personale. Lo raccontano i tecnici del settore: spesso la difficoltà maggiore è la gestione delle comunicazioni con l’Agenzia, soprattutto quando si possiedono più sedi. Chi ha un punto vendita nel Nord Europa o import-export, tuttavia, si ritrova avvantaggiato, avendo già familiarità con sistemi simili di certificazione elettronica implementati oltreconfine.
Lato controlli e adempimenti
Il vero banco di prova arriva con le attività di verifica. L’Agenzia delle Entrate potrà controllare non solo i dati aggregati, ma anche la congruenza tra importi giornalieri e forme di pagamento. Gli ispettori avranno un quadro più nitido, capace di mettere in luce eventuali discrepanze. Un fenomeno che in molti notano solo durante le verifiche è la rapidità con cui emergono scostamenti: il sistema segnala immediatamente se un POS non trasmette o se manca l’associazione a un registratore.
Per questo, l’esercente deve garantire che ogni dispositivo sia correttamente inserito nella procedura web e che l’indirizzo locale sia sempre aggiornato. L’obbligo, infatti, non si esaurisce con la semplice associazione iniziale: ogni cambiamento operativo deve essere comunicato “in tempo reale”. Nel corso dell’anno, le revisioni ispettive saranno più veloci e meno invasive, visto che gran parte dei dati è già disponibile online.
Allo stesso tempo, la trasparenza aumenta: i pagamenti elettronici non sono più semplici transazioni, ma elementi di un percorso tracciabile fino alla dichiarazione dei redditi. Questo dettaglio mette in luce come l’innovazione tecnologica possa diventare uno strumento di sicurezza fiscale. Con questa prospettiva, molti associazioni di categoria sottolineano l’importanza di un supporto formativo continuo, per non trasformare un’esigenza di compliance in un ostacolo alla gestione quotidiana.